«Vi bruker jo halve uka i møter», sa en av lederne som hadde fått nok

I forrige uke holdt jeg kurs for en ledergruppe som ønsket å forbedre møtene sine.

De hadde gjort et interessant funn.

Da de kartla tiden de brukte i møter, oppdaget de hvor mye av arbeidsuken som faktisk gikk med rundt møtebordet. Enkelte i ledergruppen brukte opp mot 30 timer i uken på møter.

Det fikk dem til å stoppe opp.

For samtidig opplevde samtlige at de ikke fikk nok tid til andre viktige lederoppgaver.

De hadde faktisk allerede gjort mye riktig og mer enn mange ledergrupper har på plass.

• oversikt over alle møtetyper i virksomheten
• et årshjul for møter
• en ganske god mal for innkalling og referat

Likevel opplevde de at møtene ikke alltid ga den fremdriften de ønsket.

I løpet av noen timer jobbet vi derfor med fire ganske enkle spørsmål:

• Hvordan kan vi være bedre forberedt og bidra bedre i møtet?
• Trenger alle å delta på alt?
• Hva slags sak er dette egentlig?
• Og hva skal vi sitte igjen med når møtet er ferdig?

På kort tid ble det tydelig hvor det fantes forbedringsmuligheter.

Og det er nettopp disse erfaringene som inspirerte dette innlegget.

Du trenger ikke flere møter – du trenger bedre møter

Hvor mange timer bruker dere egentlig i møter i løpet av en uke?

Møter er en viktig del av lederrollen.

De kan være en arena for:

• gode beslutninger
• felles refleksjon
• koordinering og samarbeid

Men når møtene ikke er tydelig nok designet, kan de også bli en stor tidstyv.

Ofte er ikke problemet menneskene rundt bordet.

Problemet er hvordan møtet er lagt opp.

Her er tre grep jeg ofte jobber med sammen med ledere om som kan gjøre møtene dine betydelig bedre.

1. Start med det viktigste spørsmålet:

Jeg opplever ofte at ledere kaller inn til møte av ren vane. I ledergruppen jeg jobbet med sist uke dukket det for eksempel opp en sak på agendaen som egentlig bare handlet om å dele en kort oppdatering. Da vi stoppet opp og stilte spørsmålet «Trenger vi egentlig et møte om dette?» innså de raskt at informasjonen like gjerne kunne vært sendt ut på e-post. Plutselig frigjorde de både tid i kalenderen og energi i ledergruppen.

Trenger vi egentlig et møte?

Det første spørsmålet mange ledere glemmer å stille er dette:

Trenger vi egentlig et møte?

Noen ganger holder det med:

• en kort avklaring
• en e-post
• en oppdatering i et dokument

Når du først velger å samle folk i et møte, bør det være fordi dere trenger:

• dialog
• refleksjon
• eller en beslutning

Hvis svaret er ja, er neste steg å lage en agenda.

Men en god agenda er mer enn en liste med saker. For eksempel kan en agendaformulering se slik ut: «Sak 3: Beslutning om prioritering av prosjekt X. Målet er å bli enige om hvilke to tiltak vi skal starte med i april. Les vedlagte notat på forhånd.»

Den skal gi deltakerne nok informasjon til at de:

• forstår hvorfor de bør delta
• kan forberede seg
• vet hvordan de kan bidra

Når deltakerne forstår hensikten med møtet, øker også motivasjonen for å delta aktivt.

2. Vær tydelig på hva slags sak dere behandler

Når sakstypen ikke er tydelig, ender mange møter i lange diskusjoner der deltakerne har ulike forventninger til hva som skal skje. Noen tror dere bare skal orienteres og stiller uforberedt, andre venter på diskusjon og klar beslutning. Resultatet blir ofte mye prat, ingen konklusjon eller plan videre.

Dette gjaldt også for denne ledergruppen jeg jobbet med. Flere av sakene, ikke alle, manglet tydelig signal om hva slags type sak det egentlig var.

I møter finnes det vanligvis tre typer saker:

Beslutningssak
Her skal dere komme frem til en beslutning.

Diskusjonssak
Her ønsker dere innspill, perspektiver og refleksjon.

Informasjonssak
Her skal deltakerne først og fremst orienteres.

Når dette ikke er tydelig, skjer ofte dette:

• diskusjonen blir utydelig
• noen forventer beslutning
• andre tror det bare er informasjon

Resultatet blir ofte at saken havner på sakslisten til neste møte også. Det gir dårlig fremdrift som igjen gir frustrasjon.

Når sakstypen er tydelig i agendaen, blir møtet mye mer fokusert.

3. Avslutt møtet med tydelig konklusjon og oppfølging

En enkel setning du kan bruke i møtet er: «La oss avslutte med å oppsummere hva vi faktisk ble enige om.»

Et møte kan ha gode diskusjoner, men likevel gi liten effekt.

Grunnen er ofte at møtet avsluttes uten tydelig oppsummering.

Derfor er det lurt å alltid stille tre spørsmål før møtet avsluttes:

• Hva ble vi enige om?
• Hvem gjør hva videre?
• Når følger vi opp?

Når dette er tydelig, opplever deltakerne at møtet faktisk fører til noe.

Det skaper både fremdrift og ansvarlighet.

Små justeringer kan gi stor effekt

Ledergruppen jeg jobbet med hadde allerede gjort mye riktig.

Men ved å jobbe litt mer bevisst med:

• formålet med møtene
• sakstypene
• og hvordan møtene avsluttes

oppdaget de raskt hvor det fantes forbedringsmuligheter.

På bare noen timer fikk de også konkrete refleksjonsoppgaver de kunne ta med seg videre i arbeidet.

Slik kan små justeringer gjøre en stor forskjell over tid.

Kanskje dere også er nysgjerrige på møtene deres?

Når ledergrupper jobber systematisk med møtene sine i en workshop, sitter de ofte igjen med noen helt konkrete forbedringer:

• en tydeligere hensikt med de viktigste møtene
• en enklere måte å skille mellom beslutning, diskusjon og informasjon
• noen få justeringer som gjør at møtene skaper mer fremdrift

Mange ledergrupper kjenner på det samme:

De bruker mye tid i møter, men er ikke helt sikre på om møtene gir den effekten de ønsker.

Når vi setter av noen timer til å undersøke dette sammen, blir det ofte raskt tydelig:

• hva som allerede fungerer godt
• hvor det stopper opp
• og hvilke grep som kan gi størst forbedring

Ta gjerne en prat med meg

Dette passer særlig godt for ledergrupper som opplever at møtene tar mye tid, blir for dårlig forberedt eller at de behandler samme sak om att og om att uten at de lander et tydelig vedtak.

Jeg jobber ofte med ledere og ledergrupper som ønsker å forbedre møtene sine.

I en workshop utforsker vi blant annet:

• hva slags møter dere egentlig trenger (struktur)
• hvordan møtene deres er designet i dag (innhold som motiverer)
• og hvor dere kan gjøre justeringer som gir bedre effekt (korte klare saksfremlegg, tydelige vedtak og klar plan for oppfølging)

Hvis du er nysgjerrig på hvordan dette kan fungere hos dere, er du hjertelig velkommen til å ta en prat med meg.

Noen ganger skal det ikke så mye til før møtene begynner å skape mer verdi.